Člankom 16. Zakona o javnim nabavama definirana je podjela predmeta nabave na lotove i to:

(1) Ugovorno tijelo može podijeliti predmet nabave na lotove na temelju objektivnih kriterija, npr. po vrsti, značaju, namjeni, mjestu ili vremenu ispunjenja. U tom slučaju predmet određuje primjenom pravila grupiranja iz Jedinstvenog rječnika javne nabave (u daljnjem tekstu: JRJN), kod i veličinu pojedinog lota, uzimajući u obzir mogućnost udjela malih i srednjih gospodarskih subjekata u postupku javne nabave. 

(2) Ako ugovorno tijelo u postupku javne nabave iz dijela drugog ovog zakona nije podijelio predmet nabave na lotove, u obavijesti o nabavi navodi osnovne razloge za takvu odluku.  

(3) Ugovorno tijelo u tenderskoj dokumentaciji određuje može li se ponuda dostaviti za jedan, nekoliko ili za sve lotove uz navođenje obrazloženja.

Odluku o tome da li i kako podijeliti ugovor na lotove, ugovorno tijelo donosi  od slučaja do slučaja. Ne postoji univerzalno pravilo zato što odluka o podjeli na lotove u velikoj mjeri  ovisi od konkretnih osobina tržišta o kojem je riječ, kao i od predmeta ugovora .Među konkretnim osobinama tržišta koje mogu utjecati na odluku su: broj i vrsta gospodarskih subjekata koji posluju na tom tržištu , tehnički aspekti, brzina tehnoloških promjena i rizik ovisnosti od jednog dobavljača. Greške načinjene pri donošenju odluke o podjeli ugovora na lotove ili izboru načina da se ta podjela izvrši mogu imati više negativnih posljedica i to: narušavanje konkurencije, nedovoljan poticaj za sudjelovanje malih i srednjih poduzeća, ili čak dosluh između dobavljača.

Podjela ugovora na lotove je moguća na kvantitativnoj osnovi pri čemu se lotovi strukturiraju tako da budu atraktivni za mala i srednja poduzeća,  ali i na kvalitativnom osnovu, gdje sadržina lota odgovara kapacitetu ili vještinama malih i srednjih poduzeća (u daljnjem tekstu:MSP).

Кao ključne aspekte u pogledu podjele ugovora na lotove navodimo:

• Relevantnost broja gospodarskih subjekata na tržištu za određivanje broja lotova.
• Odnos između broja gospodarskih subjekata od kojih se očekuje da će podnijeti ponude i broja lotova predstavlja značajan faktor za donošenje odluke o tome kako podijeliti ugovor.
• Uloga poduzeća koja po prvi put ulaze na tržište.
• Кada se ugovor dijeli na lotove, relevantan faktor je i mogućnost da određeni subjekti na tržište uđu po prvi put. Takve tvrtke mogu da pospješe konkurenciju za te lotove i suze prostor za dogovor između dobavljača.

Relativna veličina lotova i rizik od dogovora.

• Stvaranje lotova različitih veličina (heterogenost) u istom postupku javne nabave može odigrati ulogu u onemogućavanju sporazuma o podjeli tržišta između dobavljača.
• Кompromisi između potencijalnih dobitaka u pogledu konkurencije i „gubitaka učinkovitosti“ 

Stavkom (2) ovog članka  definirano je: “Ako ugovorno tijelo u postupku javne nabave iz dijela drugog ovog zakona nije podijelio predmet nabave na lotove, u obavijesti o nabavi navodi osnovne razloge za takvu odluku.”

Dakle, ukoliko se ugovorno tijelo odlučilo da ugovor ne podijeli na lotove, mora navesti „glavne razloge“ za svoju odluku. To obrazloženje se mora navesti u obavijesti o nabavi. Smisao ove odredbe jeste u preporuci ugovornim tijelima da ugovore podijele na lotove kako bi  potakli sudjelovanje  MSP-a.  

Podjelom nabave na lotove osigurava se maksimalna konkurencija, pomaže se ponuditeljima da na jednostavniji način i uz minimalne troškove pripreme svoju ponudu, racionalizira se postupak javne nabave, osigurava se potrebna različitost predmeta nabave, vrši se disperzija rizika jer se odabirom više dobavljača osigurava sigurnost isporuke za veći dio predmeta nabave.

U slučaju podjele na lotove, ugovorno tijelo u tenderskoj dokumentaciji jasno i precizno definira uvjete i način dostavljanja ponuda za lotove.

Nadalje, odredba članka 2. stavka (5) Uputstva za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni glasnik BiH“, br. 90/14 i 20/15) propisuje da ako se podnose ponude za lotove, tenderska dokumentacija izrađuje se na način koji omogućava izradu ponude za svaki lot posebno.

Također, odredba članka 11. navedenog Uputstva uređuje način dostave ponude. Tako propisuje:

„(1) Ponuda se dostavlja u zatvorenoj koverti na adresu ugovornog tijela navedenu u tenderskoj dokumentaciji. 
(2) Na koverti ponude mora biti naznačeno: 
a) naziv i adresa ugovornog tijela,
b) naziv i adresa ponuditelja u lijevom gornjem kutu koverte, 
c) evidencijski broj nabave,
d) naziv predmeta nabave, odnosno lota na koje se ponuda odnosi, 
e) naznaka »ne otvaraj«. 
(3) Кada ponuda sadrži uzorke oni se dostavljaju uz ponudu, ako ugovorno tijelo nije drugačije odredio u tenderskoj dokumentaciji. 
(4) Ovaj član se primjenjuje na odgovarajući način na dostavu zahtjeva za sudjelovanje.“

Dakle, zakonodavac propisuje da se  ponuda dostavlja u zatvorenoj koverti na adresu ugovornog tijela navedenu u tenderskoj dokumentaciji, sa naznačenim podacima iz stavka (2) članka 11. navedenog Uputstva.

Dalje, odredba članka 2. stavka (1) točka l) Zakona propisuje:
„Ponuda je dokument koji podnosi ponuditelj, pri čemu nudi isporuku robe, pružanje usluge ili izvođenje radova, pod uvjetima koje određuje ugovorno tijelo u tenderskoj dokumentaciji. Ponuda može biti: 

1) prihvatljiva - koju je podnio ponuditelj koji nije bio isključen u skladu sa člankom 45. ovog zakona i koji ispunjava kriterije za izbor najpovoljnije ponude, te čija je ponuda u skladu s tehničkim specifikacijama bez da je nepravilna ili neprihvatljiva; 

2) neprihvatljiva - čija cijena premašuje planirana odnosno osigurana novčana sredstva ugovornog tijela za nabavu ili ponuda ponuditelja koji ne ispunjava kriterije za kvalifikaciju gospodarsku subjekta;  

3) nepravilna - koja nije u skladu s tenderskom dokumentacijom ili je primljena izvan roka za dostavu ponuda ili postoje dokazi o tajnom sporazumu ili korupciji ili nije rezultat tržišne konkurencije ili je ugovorno tijelo utvrdio da je cijena ponude izuzetno niska.

Ponuda je dokument koji priprema ponuditelj u postupku javne nabave, u kojem nudi robe ili usluge ili radove i kojim dokazuje da ispunjava sve uvijete u pogledu kvalificiranosti, kao i zahtjeve iz tehničke specifikacije koje je ugovorno tijelo definirao u tenderskoj dokumentaciji. Ponuda može biti: prihvatljiva, neprihvatljiva i nepravilna.

Prihvatljivim ponudama se smatraju ponude koje u potpunosti ispunjavaju uvjete koje je u tenderskoj dokumentaciji postavio ugovorno tijelo, kako u pogledu dokazivanja kvalificiranosti, tako i u pogledu ispunjavanja zahtjeva iz tehničkih specifikacija, kao sastavnog dijela tenderske dokumentacije. Da bi ponuda bila prihvatljiva mora ispunjavati sve zahtjeve definirane tenderskom dokumentacijom, kako u pogledu kvalificiranosti ponuditelja, tako i u pogledu zahtjeva vezano za predmet javne nabave. Ukoliko su zahtjevi iz tenderske dokumentacije suprotni Zakonu i/ili podzakonskim aktima, ponuditelj/kandidat ima pravo izjaviti žalbu na tendersku dokumentaciju.

Neprihvatljiva ponuda je ponuda koju je podnio ponuditelj koja ne ispunjava zahtjeve u pogledu kvalificiranosti, odnosno ne ispunjava kvalifikacijske uvjete definirane tenderskom dokumentacijom. 

Također se neprihvatljivom ponudom smatra i ponuda čija cijena prelazi planirana, odnosno osigurana novčana sredstva ugovornog tijela za nabavu. U otvorenom postupku javne nabave i konkurentskom zahtjevu za dostavu ponuda, neprihvatljivost ponude se procjenuje se tijekom postupka, a u slučaju da je predviđena e-aukcija, neprihvatljivost se cijeni prije zakazivanja e-aukcije.
 
U višefaznim postupcima (ograničeni postupak, pregovarački postupak sa objavom obavijesti, pregovarački postupak bez objave obavijesti i natjecateljski dijalog) neprihvatljivost ponude u pogledu ispunjavanja uvjeta kvalificiranosti se cijeni u fazi pretkvalifikacije. Međutim, neprihvatljivost ponude čija cijena prelazi planirana, odnosno osigurana novčana sredstva ugovornog tijela za nabavu se procjenjuje u narednoj fazi postupka javne nabave. 

Važno je istaknuti da postupak provjere kvalifikacije kandidata, odnosno ponuditelja i ocjena ponuda provode se na zatvorenoj sjednici komisije za javne nabave u skladu sa člankom 63. stavak (7) Zakona.

Također, prema članku 57. stavak (1) Zakona, ponuditelj se prilikom pripreme i dostave ponude pridržava zahtjeva i uvjeta iz tenderske dokumentacije.

Tenderska dokumentacija predstavlja osnovni dokument na osnovu kojeg se provodi postupak javne nabave i kojim ugovorno tijelo utvrđuje pravila, uvjete i zahtjeve koje ponuditelji moraju ispuniti prilikom pripreme i dostavljanja ponuda. Njan osnovni cilj je da osigura transparentnost postupka, jednak tretman svih sudionika, te efikasnu i stvarnu konkurenciju na tržištu.

Ugovorno tijelo je dužno da tendersku dokumentaciju pripremi na jasan, precizan i nedvosmislen način, tako da svi potencijalni ponuditelji mogu na osnovu nje pripremiti ponude pod jednakim uvjetima. Svi zahtjevi koji se odnose na kvalifikaciju ponuditelja, tehničke specifikacije predmeta nabave, način pripreme i dostavljanja ponude, kao i kriterije za ocjenu ponuda, moraju biti jasno definirani u tenderskoj dokumentaciji. Pri tome je nužno da takvi zahtjevi budu u skladu sa važećim propisima, posebno sa Zakonom o javnim nabavama i relevantnim podzakonskim aktima.

Ponuditelji su, prilikom pripreme i dostavljanja ponude, obvezni da se u potpunosti pridržavaju svih uvjeta i zahtjeva utvrđenih tenderskom dokumentacijom.

Odredbom članka 56. stavak (1) Zakona propisano je da zainteresirani kandidati/ponuditelji mogu, u pisanoj formi, tražiti od ugovornog tijela pojašnjenje tenderske dokumentacije blagovremeno, ali najkasnije deset dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda. Ugovorno tijelo odgovara na zahtjev za pojašnjenje tenderske dokumentacije putem portala javnih nabava, u roku od tri dana od prijema zahtjeva za pojašnjenje, a najkasnije pet dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda. Ako odgovor ugovornog tijela dovedi do izmjena tenderske dokumentacije i te izmjene od kandidata/ponuditelja zahtjevaju da izvrše znatne izmjene i/ili da prilagode njihove ponude, ugovorno tijelo dužno je produžiti rok za podnošenje zahtjeva za suadjelovanje ili ponuda najmanje za sedam dana.