Člankom 2. stavak (1) točka (1) Zakona o javnim nabavama (u daljnjem tekstu: Zakon) definiran je ugovor o javnj nabavi roba kao “ugovor čiji je predmet kupovina, lizing, najam ili kupovina na otplatu sa ili bez mogućnosti kupovine robe. Ugovor o javnoj nabavi robe može kao sporedni predmet obuhvatati poslove postavljanja i instalacije“.

Člankom 53. stavak (3) Zakona definirane su minimalno slijedeće informacije koje sadrži tenderska dokumentacija i to:

„a) naziv i adresu ugovornog tijela, te osobe za kontakt od kojeg kandidati/ponuditelji mogu tražiti informacije ili pojašnjenje; 
b) izabrani postupak dodjele ugovora i podatak o tome da li se predviđa zaključivanje okvirnog sporazuma; 
c) opis robe, usluga ili radova, te navođenje oznake i naziva iz JRJN-a; 
d) količinske specifikacije za robu ili opis posla ili zadatka za usluge i radove i tehničke specifikacije; 
e) mjesto isporuke robe ili izvršenja usluge ili izvođenja radova; 
f) naznaku mogućnosti za podnošenje ponuda po lotovima; 
g) rokove za isporuke robe; izvršenje usluga; izvođenje radova; 
h) navođenje mogućnosti za podnošenje alternativnih ponuda i minimalne zahtjeve koji moraju biti ispunjeni u slučaju alternativnih ponuda; 
i) minimalne uvjete  za kvalifikaciju kandidata, odnosno ponuditelja, kao i dokaze na temelju kojih se vrši ocjena; 
j) kriterij za dodjelu ugovora utvrđen kao "ekonomski najpovoljnija ponuda" s potkriterijima ili "najniža cijena"; 
k) razdoblje važenja ponuda; 
l) garanciju za ozbiljnost ponude, garanciju za dobro izvršenje posla i svako drugo traženo osiguranje za privremena plaćanja; 
m) mjesto, datum i vrijeme za prijem zahtjeva za sudjelovanje, odnosno ponuda; 
n) mjesto, datum i vrijeme otvaranja ponuda; 
o) informaciju o kalkulaciji cijene, ako je primjenjivo; 
p) zahtjev u pogledu uporabe jezika; 
r) nacrt ugovora ili osnovne elemente ugovora.”

Nadalje stavkom (4) istog članka definirano je da se tenderska dokumentacija priprema u skladu s modelima standardne tenderske dokumentacije koje propisuje Agencija.

Dakle, ugovorno tijelo pri sastavljanju tenderske dokumentacije, u skladu sa naprijed navedenim, u tenderskoj dokumentaciji treba definirati opis robe/usluge/rada, sa navođenjem oznake i naziva iz JRJN, koji, u skladu sa člankom 3. stavak (2) Odluke o korištenju jedinstvenog rječnika javnih nabava („Službeni glasnik biH“ broj 54/15) ugovorno tijelo koristi kao pomoćno sredstvo u pripremi obavijesti o nabavi i tenderskoj dokumentaciji. 
 
Stoga skrećemo pažnju da je priprema tenderske dokumentacije izuzetno bitna faza u postupku javne nabave, te ugovorno tijelo mora sa posebnom pažnjom da definira sve elemente koji čine tendersku dokumentaciju. Tenderska dokumentacija mora biti nediskriminatorna, jasna, razumljiva i detaljna, tako da je svaki potencijalni ponuditelj shvati na isti način. Ukoliko je tenderska dokumentacija disktriminatorna, nejasna, neprecizna i dvosmislena, ugovorno tijelo rizikuje da se pokrene žalbeni postupak i da se postupak javne nabave ne okonča na vrijeme. 

Članak 15. Zakona detaljno opisuje način određivanja procijenjene vrijednosti nabave, kao temelj za primjenu odgovarajuće vrste postupka javne nabave. Također, stavak (6) navedene odredbe Zakona navodi da ugovornom tijelu nije dozvoljeno dijeljenje predmeta nabave s namjerom izbjegavanja primjene odgovarajućeg postupka definiranog ovim zakonom.  

Dakle, navedeni članak Zakona eksplicitno zabranjuje praksu dijeljenja predmeta nabave s namjerom izbjegavanja postupaka javnih nabava. Sve dok dijeljenje predmeta nabave ne utječe na odabir postupka javne nabave, dijeljenje je dozvoljeno. Ugovor može biti podijeljen samo ako su svi njegovi dijelovi predmet istog postupka javne nabave koji bi se koristio i kod samo jednog ukupnog ugovora. U protivnom, cijeli sustav bi bio podložan zloupotrebi.

U skladu sa principima Zakona, kao i definiranju koje pružaju podzakonski akti (kao npr. standardne forme za obavijesti, i, na kraju, prema praksi EU), postupak javnih nabava općenito ima za rezultat odabir jedne, najpovoljnije ponude, i shodno tome zaključivanje, odnosno potpisivanje jednog ugovora.

Nadalje, člankom 38. stavak (1) Zakona određeno je da je ugovorno tijelo obavezano u obavijesti o nabavi i tenderskoj dokumentaciji, prilikom opisa predmeta nabave, pozvati se na oznake i nazive iz Jedinstvenog rječnika javne nabave (u daljnjem tekstu: JRJN). Stavak (2) istog članka navodi da JRJN i uvjete njegove primjene, na prijedlog Agencije, propisuje Vijeće ministara BiH posebnom odlukom (Odluka o korištenju jedinstvenog rječnika javnih nabava - „Službeni glasnik BiH“, broj 54/15). 

U skladu sa člankom 2. stavak (2) navedene Odluke, brojčana oznaka JRJN sastoji se od 8 brojeva, podijeljenih kako slijedi:

a) prva dva broja označavaju odjeljke (XX000000-Y),
b) prva tri broja označavaju grupe (XXX00000-Y),
c) prva četiri broja označavaju razrede (XXXX0000-Y),
d) prvih pet brojeva označava kategorije (XXXXX000-Y).

Stavak (3) istog članka Odluke definira da svaki od zadnja tri broja brojčane oznake JRJN predstavlja precizniju oznaku unutar svake kategorije. Deveti broj služi za provjeru prethodnih brojeva.

Nesporno je da npr. medicinske naprave i lijekovi pripadaju istom odjeljku, tj. šifri iz JRJN 33000000 – „Medicinski aparati, lijekovi i proizvodi za osobnu njegu“. Ipak, iz opisa odjeljka da se zaključiti da se predmeti nabave ne mogu grupirati po odjeljku, jer odjeljak predstavlja širok opis, te je potrebno grupiranje izvršiti na drugačiji (uži) način. To bi na navedenom primjeru značilo da jedan predmet nabave predstavljaju „Medicinski aparati“ - 33100000, drugi predmet nabavke su „Lijekovi“ - 33600000, a treći su „Proizvodi za osobnu njegu“ - 33700000. Ova tri predmeta nabave ne mogu biti predmet istog postupka javne nabave jer se radi o nehomogenim, nesrodnim proizvodima koji nemaju iste isporučitelje.
Nadalje, je potrebno je analizirati nabave koje su pod šifrom 33100000 i utvrditi šta predstavlja grupu srodnih, homogenih proizvoda. Isti princip se odnosi na sve šifre iz JRJN.

Također, ako uzmemo npr. odjeljak 39000000 – „Namještaj (uključujući uredski namještaj), unutrašnja oprema, kućanski aparati (osim rasvjete) i sredstva za čišćenje“, može se zaključiti da „Namještaj“ sa šifrom 39100000 i „Razna oprema“ sa šifrom 39300000 predstavljaju dva različita predmeta nabave, iako pripadaju istom odjeljku. Naime, „Namještaj“ između ostalog, uključuje „Stolice“ – 39112000, „Ormare“ – 39122100, “Police za arhivu” – 39131100, dok „Razna oprema“, između ostalog, uključuje „Opremu za kanalizacijske radove“ - 39350000 ili „Opremu za plinsku mrežu“ - 39340000. 

Iz naprijed navedenog primjera se može zaključiti da su osnov za grupiranje prva tri broja iz šifre JRJN, jer se u protivnom stolice i ormari ne bi mogli nabaviti putem istog postupka, a trebali bi. Pored toga, ako bi se kao osnov za grupiranje uzela prva četiri broja, tada predmet istog postupka ne bi mogli biti (a trebali bi) npr. „Meso“ - 15110000 i „Mesni proizvodi“ – 15130000 jer im se razlikuje četvrti broj.

Također, što bi se „dublje“ ulazilo u šifru JRJN to bi se više „cijepalo“, tako da bi na kraju došli do situacije da bi svaka šifra bila zasebna nabava.

S druge strane, naprijed navedena pravila ne vrijede za npr. „Prirodni med“ - 03142100 i „Jaja“ - 03142500, jer se ne radi o homogenim nabavama, a vidljivo je da su im čak prvih pet brojeva identični.

Kao što je naprijed navedeno, JRJN treba koristiti isključivo kao pomoćno sredstvo, te je potrebno u konkretnom slučaju utvrditi koji su to srodni proizvodi u smislu mogućnosti ponuditelja da mogu ponuditi tako grupirane predmete nabave. 

Također se postavlja pitanje da li bi se takvim grupiranjem ograničavala konkurencija obzirom da manji ponuditelji ne bi mogli dostaviti ponude za sve lotove ukoliko bi navedeni lotovi bili predmet istog postupka. Mogućnost dostave ponuda za sve lotove je još jedan uvjet da bi predmeti nabave u tim lotovima bili predmet istog postupka javne nabave.

Postoji jedan vrlo jednostavan test na osnovu kojeg bi se utvrdila pripadnost određenih nabava istovrsnoj grupi proizvoda – pripremiti tehničku specifikaciju bez podjele na lotove i utvrditi da li ponuditelji istu mogu ispoštovati. Sve ono što ne može biti ispoštovano od većine ponuditelja, ne može biti ni predmet te specifikacije, odnosno istog postupka nabave.

I na kraju da ponovimo, kod grupiranja predmeta nabave sa aspekta JRJN ne postoji univerzalno pravilo, ali potrebno je slijediti princip srodnosti i mogućnost ponuditelja da mogu ponuditi tako grupirane predmete nabave, pri čemu šifra iz JRJN nije opredjeljujuća, te da se JRJN koristi isključivo kao pomoćno sredstvo, što on u stvari i jeste.

Dakle, ugovorno tijelo je dužano ispitati tržište za konkretnu nabave, te na osnovu toga donijeti odluku da li se radi o istom predmetu nabave ili ne. U svakom slučaju ugovorno tijelo samostalno provodi postupak javne nabave i u svakom slučaju je dužan pred nadležnim tijelima  nedosmisleno dokazati da je riječ o predmetima nabave koje nude različiti ponuditelji, odnosno da ti predmeti nabave iako jesu srodni, nisu istovrsni i da ne mogu biti predmet istog postupka.